Så hur hittar en egentligen det där perfekta stället för en medlemsträff, konferens eller kongress?
Det första som behöver göras är egentligen att göra en budget
något som jag upptäckt är svårt att göra om en inte vet vad platsen där vi ska vara kommer att kosta och det är ju för att veta hur mycket pengar vi har att lägga på boendet och lokaler.
Sen finns det ett par andra aspekter att fundera kring:
Hur stort ska det vara?
Vilka lokaler behöver vi? Är det många smårum eller ett enda stort? Ska vi vara 20 pers kan det räcka med ett konferensrum är vi 60 behöver vi en aula. Det hjälper om en redan har en ungefärlig bild av vad vi ska göra under tiden vi ska vara där.
Hur är det med sovplatser?
Här får en räkna på ungefär hur många personer vi kommer att vara och vad det skulle kosta. Tex går det ju att få ner priset rätt rejält om deltagarna får sova på golvet, och då innebär det att fler kan vara med.
Vart i landet ligger det, vi siktar ju på geografisk spridning
Geografisk spridning har vi för att undvika att samma människor alltid måste resa väldigt långt och för att komma närmre våra medlemmar. Vår närvaro i en kommun kan dessutom tvinga politiker att tänka till en extra gång kring ungdomsfrågor. Samtidigt som det kan fungera som en sporre för distriktet som vi har träffen i.
Hur ser det ut med resor dit? Finns det tåg, flyg?
Det kan finnas ett jättebra ställe i Knäckebrödhult som vi skulle få nästan gratis. Men går det inte att ta sig dit så hjälper det inte ändå.
SJ har kartor över nätverket av järnvägar och det är det första vi kollar efter. Stor järnvägsknytpunkt innebär att det är lättare att ta sig dit. Nästa grej vi kollar efter är om det finns en flygplats i närheten. Det drar ner resetiden för många och därmed oxå priset.
Vad kommer resorna att kosta?
Geografisk spridning är bra, men skulle vi lägga träffen för långt norrut eller för långt söderut så går resekostnaderna upp rejält mycket. Det räcker faktiskt med att om vi skulle lägga träffen 20 mil norr om Sthlm så skulle det kosta flera hundra kr mer per person och då stiger totalsumman för träffen jättefort upp över budgeten. Så nånstans söder om Sthlm men norr om småland blir billigast ur resesynpunkt. Vilket i sig är synd, men det är något vi inte har kontroll över
Hur tillgängliggjorda är lokalerna?
Finns det hiss? Eller dörrar som antingen har en öppningsknapp eller är enkla att få upp även om en använder rullstol? Eller är stället fullt av trappsteg? Finns det möjlighet att ordna med enskilda duschar? Vissa saker kan vi fixa på plats, som tex kontrastmarkering och hörselslinga. Men själva grunden för lokalerna måste ju fungera för alla personer som ska delta, annars utestänger vi vissa människor från våra arrangemang, och det är något dåligt som vi kallar diskriminering
Finns det möjligheter att fixa bra mat, dvs catering?
Cateringfirmor finns överallt, men de är olika dyra och olika kompetenta när det handlar om "specialmat". Har flera gånger råkat ut för att som vegetarian bli serverad fisk eller enbart en sallad. Det är en klar fördel om platsen vi ska vara på även kan fixa mat, då kan vi oftast förhandla ner priserna.
Sen finns det ju naturligvis fler saker att ta ställning till, som tex om hurvida det serveras alkohol i en hotellbar eller på stället brevid. Och om det går att få sponsring av kommunen.
Så det kan ta lite tid att hitta det där perfekta stället, men det är väl värt det när en till slut lyckats sålla ut ett riktigt guldkorn. Vilket jag tror att vi har gjort.
Posts
