Om att välja plats för en medlemsträff

Så hur hittar en egentligen det där perfekta stället för en medlemsträff, konferens eller kongress?

Det första som behöver göras är egentligen att göra en budget något som jag upptäckt är svårt att göra om en inte vet vad platsen där vi ska vara kommer att kosta och det är ju för att veta hur mycket pengar vi har att lägga på boendet och lokaler.
Sen finns det ett par andra aspekter att fundera kring:

Hur stort ska det vara?

Vilka lokaler behöver vi? Är det många smårum eller ett enda stort? Ska vi vara 20 pers kan det räcka med ett konferensrum är vi 60 behöver vi en aula. Det hjälper om en redan har en ungefärlig bild av vad vi ska göra under tiden vi ska vara där.

Hur är det med sovplatser?

Här får en räkna på ungefär hur många personer vi kommer att vara och vad det skulle kosta. Tex går det ju att få ner priset rätt rejält om deltagarna får sova på golvet, och då innebär det att fler kan vara med.

Vart i landet ligger det, vi siktar ju på geografisk spridning

Geografisk spridning har vi för att undvika att samma människor alltid måste resa väldigt långt och för att komma närmre våra medlemmar. Vår närvaro i en kommun kan dessutom tvinga politiker att tänka till en extra gång kring ungdomsfrågor. Samtidigt som det kan fungera som en sporre för distriktet som vi har träffen i.

Hur ser det ut med resor dit? Finns det tåg, flyg?

Det kan finnas ett jättebra ställe i Knäckebrödhult som vi skulle få nästan gratis. Men går det inte att ta sig dit så hjälper det inte ändå. SJ har kartor över nätverket av järnvägar och det är det första vi kollar efter. Stor järnvägsknytpunkt innebär att det är lättare att ta sig dit. Nästa grej vi kollar efter är om det finns en flygplats i närheten. Det drar ner resetiden för många och därmed oxå priset.

Vad kommer resorna att kosta?

Geografisk spridning är bra, men skulle vi lägga träffen för långt norrut eller för långt söderut så går resekostnaderna upp rejält mycket. Det räcker faktiskt med att om vi skulle lägga träffen 20 mil norr om Sthlm så skulle det kosta flera hundra kr mer per person och då stiger totalsumman för träffen jättefort upp över budgeten. Så nånstans söder om Sthlm men norr om småland blir billigast ur resesynpunkt. Vilket i sig är synd, men det är något vi inte har kontroll över

Hur tillgängliggjorda är lokalerna?

Finns det hiss? Eller dörrar som antingen har en öppningsknapp eller är enkla att få upp även om en använder rullstol? Eller är stället fullt av trappsteg? Finns det möjlighet att ordna med enskilda duschar? Vissa saker kan vi fixa på plats, som tex kontrastmarkering och hörselslinga. Men själva grunden för lokalerna måste ju fungera för alla personer som ska delta, annars utestänger vi vissa människor från våra arrangemang, och det är något dåligt som vi kallar diskriminering

Finns det möjligheter att fixa bra mat, dvs catering?

Cateringfirmor finns överallt, men de är olika dyra och olika kompetenta när det handlar om "specialmat". Har flera gånger råkat ut för att som vegetarian bli serverad fisk eller enbart en sallad. Det är en klar fördel om platsen vi ska vara på även kan fixa mat, då kan vi oftast förhandla ner priserna.

Sen finns det ju naturligvis fler saker att ta ställning till, som tex om hurvida det serveras alkohol i en hotellbar eller på stället brevid. Och om det går att få sponsring av kommunen.

Så det kan ta lite tid att hitta det där perfekta stället, men det är väl värt det när en till slut lyckats sålla ut ett riktigt guldkorn. Vilket jag tror att vi har gjort.

Uppdatering medlemsträff

Medans det har varit helt tyst från mig så har det faktiskt hänt lite saker på medlemsträffshållet.

Dels så finns det ett ställe att vara på som är på gång. Måste kolla upp det först bara så att det funkar i praktiken med.

Ramarna för programmet är satt och börjar bli klart för att fyllas.

Jag håller på att upprätta en budget

Snart kommer medlemsutskicket ut med info om träffen och annat som är skoj.

När det handlar om medlemsträffen så ska jag skriva ihop lite grejjer som jag kommer att posta här. En av mina tankar med det är att ge medlemmar en inblick i hur vi arbetar inom förbundet, vilka saker det finns att ta ställning till och om hur saker fungerar. Dessutom hoppas jag ju som alltid på att det i sig ska öka engagemanget i organisationen.
Eller så är det kanske mest för min skull och för att jag ska kunna lära mig av mina misstag.

Medlemsträffen, inspiration sökes till programmet

Snart ska vi ha ett uppdateringsmöte om Medlemsträffen. Inget särskillt egentligen, vi ska kolla vart vi ligger och arbetsfördela lite mer.

Ska planera in ett möte med de som är programansvariga i nästa vecka. Det är ju fruktansvärt lätt för mig att veta vad just jag skulle vilja ha på programmet, men svårare att försöka läsa andras tankar och viljor. Så all input är väldigt välkommen. Har du en skitbra idé om vad du vill ha med, eller en fråga som är viktig, intressant eller bara rolig så hojta till så tar jag med mig det på det mötet. Det kan vara allt från att du vill ha mer lekar till mer fokus på distriktsarbete eller att sminkworkshopen från förra året var så fantastisk att den ska med i år igen.

Nu ska jag flyttpacka lite mer och försöka få i mig kaffe

Planering medlemsträff 09

Okej, så efter många om och men så lyckades vi hitta pengar till en medlemsträff i år oxå!

Vilket är helt jävla jätteamazing.
Våra medlemsträffar på hösten brukar vara årets höjdpunkt, allt vackert i världen händer då. Det är där kattungar föds och regnbågar och solsken sprids i världen.

Det hela är oxå ett jättekalas att planera och dra igenom.
I år är vi en grupp som kommer att arbeta med den, med mig som sammankallande och arbetsledare. Jättespännande, och kul, och sjukt läskigt.

Kommer att försöka uppdatera här hur arbetet går och vad som händer. I den mån det är görligt, just nu är alltihopa en hög av förvirrat kaos och inspirerade tankar.

Förutsättningarna för i år är i alla fall att det kommer att bli lite mindre än förra året, det är alltså en mindre budget i år, kalaset har bytt namn från vinterkonferens till medlemsträff eller något annat, som sagt inspirerat kaos, och innehåller kommer att bli lite mer tydligt och fokuserat.
Det kanske inte låter som det men det är väldigt radikala förändringar som kommer att göras.

Men jag lovar, det kommer att bli precis lika roligt som det alltid har varit, om inte bättre!

I nuläget har vi satt datum för träffen och arbetar på att hitta lokaler/kommun som vill ge oss lokaler. Arbetet med innehållet har inte startat riktigt än.